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海外交流中的默默奉献者
作者:莫文   来源:宣传部   发布时间:2015/2/19 18:27:36   浏览次数:2618

  许多认识韩蕾的人都觉得她从事着一份体面而风光的工作。有出国翻译任务、经常参加外事交流活动……事实上,作为学校国际合作与交流处国际交流科的科长,这些表面的现象只是其工作内容的一部分,背后更多的是不为人知的繁杂而劳累的工作。
“学校的国际化非常重要,能为这项工作做些什么,我感到很满足。”
  加强国际合作与交流,是当今各高校开拓发展的必然趋势。近年来,我校与海外高校的交往与合作日趋增强,学校赴国外访问、交流的代表团不断增多,而不管哪个代表团,出国的手续都由韩蕾负责办理。
  出国手续的办理十分繁杂,步骤、环节多达十几个,任何细小的问题,都会造成所有表格、材料的返回。这项工作,要求既要严格,还要有责任心,既要细致,还要有耐心。从事这一工作十几年来,韩蕾不断总结经验,积累做法,更凭借她工作的扎实、细致,克服各种困难,很好地完成了各代表团出国手续的办理工作。
  但工作中总会不时遇到新问题。有些国家学校从未派团出访过,签证步骤不熟悉,需要从零开始,一步步学习。有些学校系首次联系,牵涉到其他语种,联系起来困难就比较多。
  2012年学校有个团组要访问俄罗斯,邀请函找了懂俄语的人翻译后,省外办说翻译得不够准确,把出国申请打回来,让修改。随后,经过重新翻译,并再次重新整理所有材料后,又送到省外办,结果,又被退回。后来,经别人引荐,韩蕾去其他高校找到了一位专业俄语教师,当面一个单词一个单词确认着翻译出来,交上后才过关。
  俄罗斯的签证要求有些特殊,到其他国家持邀请函就可以办理签证,但俄罗斯要求中方被邀请人在护照办理出来之后,把护照的扫描件提供给邀请方,邀请方再带着护照扫描件去俄罗斯联邦移民局办理正式的邀请(俗称“黄单子”),拿着这个正式邀请,才可以办理签证。而办理黄单子,至少需要一个月的时间。由于相关材料被省外办打回来两次后,时间已经耽误了不少,只能在后面的环节尽可能地加速,并不停地催促对方。最后,在非常接近出访时间的时候,签证终于办理完毕,使代表团按既定时间顺利登机,出访最终取得圆满的成果。
  在同学聚会上,韩蕾和同学们谈到自己的工作时,她说:“学校的国际化非常重要,能为这项工作做些什么,我感到很满足。”
“工作中只要可能,我就会尽自己所能给你们提供帮助。”
  学校的快速发展,给教师提供了各种形式的出国机会,既有国家公派、山东省政府公派的访问学者,也有赴合作学校进行互派交流的教师,还有参加国家汉办项目到国外孔子学院任教的老师。这些项目的申报、录取、拨款和最终出国的协助工作,都由韩蕾负责。
  对待这项工作韩蕾非常用心,她认为,自己工作的核心在于服务师生、服务教学科研,为教师和学生提供良好的国际交流平台,在全校上下营造良好的国际交流氛围和环境。她觉得,自己所做的都是前期琐碎的协助性工作,但是派出去学习的每一位老师,都会带着不同的收获回到学校,国外的经历会让他们在不同的岗位上,做出改变,影响学生。
  在因公长期出国项目的管理服务工作中,当有老师前来咨询、办理手续时,韩蕾都会热情接待。为了让大家少跑腿,她尽量合并工作环节,既节省了老师的时间,也提高了办事效率。
  公派项目出国的老师需要事先在学校计划财务处开具收据后,由国际合作与交流处向省教育厅提出申请办理出国资助经费拨款。有一年,学校有几位老师得到省公派出国的机会,手续办理时间正赶上学校放假,他们有些担心,专门询问韩蕾手续是否能够正常办理。韩蕾告诉他们,自己住在学校内,办理过程有事随时可以给她打电话,她随时可以到办公室帮助办理。得到这样的答复,他们的担心全部消除了,而且心里感到暖融融的。
  有一次,有位省公派项目录取老师,恰巧春节后出国,因为正值假期,财务处只有一位老师负责本项业务,值班时间不好协调,韩蕾在办公室加班的时候,主动替他到学校财务处开收据、办好了有关手续,这位老师很受感动。
  出国手续全部办理完成后,老师们都会向她表示感谢。她常常说:“没什么,这些都是我的工作。工作中只要可能,我就会尽自己所能给你们提供帮助。”
因为工作,占用自己的时间是常有的事。
  国际合作与交流处每个人的工作职责非常明确,韩蕾工作任务中的很大一部分是与国外友好学校保持联系,联系新建友好交流学校,协调出访代表团的公务行程、具体活动及活动的时间衔接,协调来访团组的访问安排,为友好学校间交流教师协调交流访问、选课等具体事宜。
  2006年学校建校50周年庆祝大会,我校邀请友好学校美国爱丁堡罗大学副校长珀尔·巴特尔特博士率团来校参加庆祝大会并代表国外友好学校发表演讲。
  代表团要从伊利市飞到底特律,然后,再从底特律飞往北京。由于航班衔接的问题,代表团要按时抵达北京就必须在底特律住一晚上,乘最早的航班从底特律飞往北京,这对对方来说是一个很难接受的方案。作为国际交流科的负责人,根据领导指示,韩蕾必须协调好这个问题,保证珀尔·巴特尔特副校长到校参加庆典并演讲。
  韩蕾就多次联系对方国际处的负责人。由于时差的原因,韩蕾只能晚上10点以后才能联系到这位负责人。连续几天,当多数家庭都开始准备就寝时,当时还住在校外的她则由自己的爱人陪着来到漆黑的办公楼,在办公室通过国际长途与对方国际处的负责人交涉、商谈。韩蕾充分表达了学校邀请对方作为唯一一所国外友好学校代表发言的诚意和重要性,最后对方终于同意在底特律住一晚上后,选择最早的航班飞往中国。由于韩蕾的积极协调和不懈努力,使珀尔·巴特尔特博士在学校50周年校庆那天准时来到庆典主席台上,并代表国外友好学校发表了演讲。
  2013年夏天,我校计划选派一名老师去友好学校交流访问。老师已经通过了学院的遴选,做好了出国前的准备,但因对方学校财政原因,接待访学有了难度。为了解决这个问题,韩蕾连续几个晚上来办公室打国际长途,每次9点多上楼,10点多才能打完。那几个晚上,两岁的女儿由奶奶陪着在办公楼前广场上边玩边等着妈妈。
  对韩蕾来说,因为工作,占用自己的时间是常有的事。
  韩蕾从事的工作只是学校众多岗位中的一份工作,但这份工作有其特殊性,它在促进学校迈向国际化的进程中担负着重要的使命,韩蕾以实际行动为学校国际交流、合作的发展默默地贡献着自己的力量。

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